Любая область человеческой деятельности связана с созданием и обращением бумажных и/или электронных документов. Время, затрачиваемое на поиск нужных документов, их сохранность, копирование, обеспечение бесперебойной коллективной работы с документами, может приводить к финансовым потерям. При этом поток бумажных документов растет, порождает рост документов электронных, что зачастую, приводит к их потере. Так, по данным некоторых западных аналитиков 15% всех бумажных документов безвозвратно теряются, и рабочие группы тратят до 30% своего времени в попытках найти их. Эти потери только в США близки к триллиону долларов в год.
По оценкам Norton Nolan Institute, внедрение электронного документооборота приводит к росту производительности сотрудника на 25-50% и сокращению времени обработки одного документа более чем на 75%, при этом происходит уменьшение расходов на оплату площади для хранения документов на 80%. Внедрение системы электронного документооборота избавляет пользователя от переживаний, связанных с потерей документов, предохраняет от случайного стирания электронной копии, обеспечивает быстрый поиск требуемого документа, документирует процесс создания и редактирования документов, что позволяет обрабатывать их в гораздо больших количествах, принимать решения на основе более полной подборки материалов и в значительно меньшие сроки.
Переход к электронным документам радикально повышает производительность труда информационных работников. А использование их вкупе с сетевыми технологиями позволяет одновременно многим пользователям из рабочей группы применять эти документы, что при бумажной технологии проблематично и дорого (копирование, сохранение и т.п.). Это же позволяет сотрудникам, взаимодействующим внутри подразделений предприятия, избежать дублирования функций и задач, что существенно снижает затраты. Сокращаются площади под архивы и затраты на их содержание, восстановление архива в случае его порчи.
Важным фактором внедрения электронного документооборота является сохранность конфиденциальности документов, доступ к которым конкурентов и других заинтересованных лиц может привести к более или менее крупным финансовым потерям, вплоть до полного банкротства. Сохранность хранимой на электронных носителях информации легче обеспечить вследствие малого физического объема и развитости систем защиты.
Полностью этот процесс не автоматизирован, так как для создания индустрии автоматизации делопроизводства необходимо:
Рассмотрим некоторые аспекты создания системы электронного документооборота (СЭД). Каждый электронный документ создается посредством или приложения (текстовый редактор, системы создания и редактирования электронных таблиц, чертежей, баз данных и т.п.), или специальным инструментом, входящим в СЭД, для приведения документа, находящегося в неприемлемом для системы виде, в стандартизированный вид. Отсюда вытекают две основные задачи при организации работы с документами:
С помощью каких бы приложений не создавался документ, в СЭД должны быть предусмотрены средства включения этого документа в электронный документооборот. То есть должна быть, в принципе, исключаться возможность создания и хранения документа, а также доступа к нему средствами, не включенными в состав СЭД.
В данном случае к внешним документам относятся электронные и бумажные документы, разработанные вне СЭД. В случае бумажных документов, а также фото-, звуковых и прочих "аналоговых" документов необходима их оцифровка, т.е. перевод в адекватную электронную форму. Для печатных документов это будет сканирование и распознавание текста, для чертежей — сканирование и трассировка, для аудио- и видеоматериалов – перевод в один из компьютерных форматов. Для того чтобы осуществить адекватный перенос внешнего документа в стандарт СЭД, в ее составе необходимо наличие широкого спектра перекодировщиков.
Сегодня системы финансовой деятельности компьютерного бухгалтерского учета получили широкое распространение. Однако такие системы не всегда обеспечивают доступ и возможность работы с другими офисными документами, а создавать и внедрять на одном предприятии несколько СЭД для разных типов документов нецелесообразно. Естественно, СЭД должна обеспечивать работу документов всех типов, которые обращаются на предприятии, при этом обеспечив легкий переход с систем, решающих локальные задачи, на единую СЭД предприятия.
На выбор системы должен сказываться принцип поддержки максимального количества платформ (операционных систем). Помимо этого, система должна обладать открытостью для имеющихся и новых приложений. Нельзя забывать и о том, что внедрение системы осуществляется поэтапно, поэтому система должна быть модульной (как впрочем и любая крупная система). Каждый из модулей поддерживает решение определенных задач. Модули должны быть независимы друг от друга, их включении в работающую систему не должно требовать усилий. Например, сначала внедряется система автоматизации исполнения приказов, а можно начать с электронного архива, но в результате должна быть получена полноценная система.
Система электронного документооборота, которая отвечает перечисленным принципам, состоит из трех частей: системы управления документами, системы массового ввода бумажных документов, системы автоматизации деловых процессов.
Система управления документами обеспечивает интеграцию с приложениями. Если на предприятии применялись всемирно известные пакеты, то интеграция осуществляется на уровне операций с файлами, т.е. операции открытия, закрытия, создания, корректировки, сохранения замещаются соответствующими операциями системы управления документами. Если приложение не предусматривает сохранения данных в файле, то приходится перехватывать операции вывода данных на печать для перевода в стандарт системы. Это сложная работа, но ее достоинство в том, что сохраняются принятые на предприятии виды документов.
Следующей задачей является обеспечение хранения документов на разных носителях. К тому же надо обеспечить быстрый поиск и доступ к различным устройствам хранения информации, чтобы факторы доступности и стоимости хранения всегда были в оптимальном соотношении в зависимости от важности и актуальности информации. Для этого надо предусмотреть поддержку миграции документов между устройствами хранения, т.е. данные с дисков в зависимости оттого, как часто к ним обращаются, должны перекочевывать на более дешевые и менее быстрые хранители информации.
Одной из самых сложных проблем в СЭД является организация быстрого поиска документов, для чего организуется индексация документов. Система индексации может быть атрибутивной или полнотекстовой.
В случае атрибутивной индексации документу присваивается некий набор атрибутов, представленных текстовыми, числовыми или иными полями, по которым выполняются поиск и доступ к искомому документу. Обычно это выглядит как каталожная карточка, где сохраняются имя автора, дата, тип документа, несколько ключевых слов, комментарии. Поиск ведется по одному или нескольким полям либо по всей совокупности. При полнотекстовом индексировании все слова, из которых состоит документ, за исключением предлогов и незначительных для поиска слов, заносятся в индекс. Тогда поиск возможен по любому входящему слову или их комбинации. Возможна комбинация методов, что усложняет систему, но упрощает пользователю работу с ней.
При совместной работе с документами тоже может возникнуть ряд проблем. В первую очередь необходимо предотвратить одновременное редактирование документа двумя или более пользователями. Обычно приоритет отдается пользователю, первому открывшему документ, и запрет всем остальным на пользование документом, исключая режим "только для чтения".
Еще одной важной задачей является обеспечение работы с актуализированным документом. Несколько пользователей могут редактировать документ и вносить в него изменения одновременно. В этом случае сотрудникам выдаются полномочия на редактирование документа, все изменения протоколируются, чтобы дать возможность отследить этапы прохождения документа через инстанции и его эволюцию. Можно запретить вносить изменения в документ, передавать на редактирование его копии. Версии документов также протоколируются.
Если приходится иметь дело с документом не в текстовом формате, а в виде факсимильного изображения, то его редактирование невозможно, перевод в текстовый формат не рационален. Тогда как бы накладывается второй, "прозрачный", слой с комментариями и изменениями. При этом комментарии поддаются редактированию обычным образом.
При коллективной работе с документами каждому сотруднику назначается пароль и право доступа (права доступа разделяются). Одни сотрудники могут выполнять полное редактирование и уничтожение документа, другие – только просматривать. Может быть разрешен доступ к отдельным полям документа. При этом все действия пользователей заносятся в протокол, чтобы администратор системы мог проанализировать ситуацию и принять соответствующие меры.
Вторую часть электронного документооборота составляет система массового ввода бумажных документов. Эта система предназначена для массового ввода документов архива и перевода их в электронный вид. Все документы, подлежащие обработке, можно разделить на две группы – непосредственно документы и их формы. Формы, в отличие от просто документов, содержат массу избыточной с точки зрения электронной обработки информации: линии, пиктограммы, графление и т.д.
Для обеспечения перечисленных операций выделяют сервер приложений, сервер сканирования и предварительной обработки изображений и сервер обработки изображения и распознавания. Число серверов может быть различным, но необходимо предусмотреть их координацию.
При использовании серверов баз данных для каждого документа, прошедшего систему массового ввода, создается задание. Переход к следующей операции означает изменение статуса задания, и каждая обработка документа является выделенной транзакцией на сервере баз данных. Если обработка не выполняется по каким-либо причинам, транзакция возвращается в базу и задание остается невыполненным, поступает снова на обработку. Тем самым гарантируются целостность и надежность хранения и обработки документов.
Часть операций массового ввода реализуется программно, другая — аппаратно. Более надежной и перспективной является аппаратная реализация посредством плат обработки изображений.
Третья часть электронного документооборота — система автоматизации деловых процессов (АДП). Она предназначена для моделирования деятельности каждого сотрудника, работающего с электронным документооборотом.
Для проектирования сложных деловых процессов используются методы моделирования, способные учесть большинство ситуаций, которые могут возникнуть в реальной жизни. Деловые процессы не имеют жесткой структуры и меняются по самым разным причинам - внешним и внутренним. Внутренние причины обусловлены желанием оптимизировать внутренние деловые процессы в целях высвобождения ресурсов и экономии средств.
В настоящее время существуют определенные проблемы с методологией описания деловых процессов. Самой распространенной в настоящее время является методология направленного графа. Разработаны графические редакторы, позволяющие в удобной форме проектировать и редактировать карты деловых процессов. Карты деловых процессов формируются на основании заданий, их статуса, параметров, определяющих роль персон, которым они предназначены. Параметры задают роль сотрудника, его полномочия и права, время исполнения задания и т.д. Графический редактор, обрабатывающий задания, размещает карты деловых процессов в специальных базах данных.
После формирования базы карт деловых процессов работает модуль преобразования карт деловых процессов в конкретное АДП-приложение, моделирующее деятельность одного сотрудника. АДП-приложение поступает на выполнение. Оно создает рабочее пространство пользователя и его интерфейс: окно входящих заданий пользователю и окно исходящих заданий. Для каждого задания показываются его характеристики и состояние.
Заметим, что АДП-приложения ориентированы не на конкретных сотрудников, а на роли, которые они исполняют. Это дает возможность динамически переназначать сотрудников на роли, что позволяет гибко реагировать на изменения, происходящие на предприятии, гибко управлять заданиями, направляя их определенной ролевой категории сотрудников.
Существуют две архитектуры АДП-систем. Первая ориентирована на документ и процесс его движения между сотрудниками. Эта система похожа на электронную почту. Достоинство — использование технологии "клиент-сервер". Недостатки — сложность управления правилами деловых процессов, затруднено протоколирование процесса движения документа, и во многих случаях документ доступен только получателю.
Вторая архитектура АДП-систем ориентирована на задание как составную часть делового процесса. Логика построения таких систем выглядит как "деловой процесс — задание — документ". Поэтому документ может быть прикреплен к заданию, но может отсутствовать. Информация о задании и его обслуживании хранится в базе данных. В этом случае легко протоколируются все движения задания. Трудности возникают при организации распределенной обработки заданий.
Поэтому при выборе АДП-систем следует учитывать стиль работы предприятия, решаемые задачи.
Наибольшее распространение в нашей стране имеют следующие СЭД: Directum (Directum), DocsVision (DocsVision), Globus Professional (Проминфосистемы), PayDox (Paybot), 1С:Документооборот (1С), Босс-референт (БОСС — Референт, ГК АйТи), ДЕЛО (ЭОС), ЕВФРАТ (Cognitive Technologies), МОТИВ (Мотив).
